TEKNIK DOKUMENTASI SISTEM

Teknik-teknik sistem merupakan alat yang digunakan dalam menganalisis, merancang, dan mendokumentasikan sistem dan hubungan antarsubsistem. Teknik-teknik tersebut umumnya bersifat grafikal (piktoral). Teknik-teknik sistem penting bagi auditor intern dan ekstern dan juga para  personel sistem dalam pengembangan sistem informasi. Teknik-teknik sistem juga digunakan oleh akuntan yang melakukan pembuatan sistem, baik secara intern bagi perusahaannya maupun secara ekstern sebagai seorang konsultan.

TEKNIK-TEKNIK SISTEM

Bagan Arus (FlowChart)

Merupakan alat yang digunakan untuk :

a.      dokumentasi sistem yang sudah ada.

b.      Mendesain sistem baru

c.      Memberi petunjuk bagi programer yang akan membuat dan memperbaharui program komputer.Bagan arus terdiri dari dua macam yaitu :

1.      Dokumen flowchart

2.      Sistem / proses flowchart

Bagan Arus Dokumen

Bagan yang digunakan untuk menganalisa distribusi dokumen (kadang sumber daya fisik lain) diantara unit organisasi dalam suatu sistem (document oriented).

Langkah-langkah dalam penyusunan Dokumen Flowchart

a.      Mengidentifikasi departemen-departemen yang ikut ambil bagian dalam suatu sistem.

b.      Mengidentifikasi dokumen sumber yang akan digunakan.

c.      Menggambarkan bagaimana dokumen-dokumen di buat, diproses dan digunakan.

d.      Menambahkan catatan yang akan memberikan keterangan mengenai suatu simbol atau kegiatan.

Bagan Arus Sistem

Bagan yang menyediakan gambaran yang lebih lengkap mengenai langkah-langkah proses dalam suatu sistem (Process oriented). Sistem flowchart terdiri dari dari beberapa tingkatan  :

-  High-level System Flowchart, sistem flowchart yang penggambarannya sangat umum dan memberikan gambaran sekilas mengenai sistem.

-  Intermediate-level System Flowchart, penggambarannya suatu proses yang lebih detail

-  Low-level System Flowchart, menggambarkan secara khusus aplikasi-aplikasi atau kegiatan-kegiatan dari suatu proses.

Bagan Arus Program

Bagan yang mengambarkan rangkaian atau urutan dari operasi logis yang dikerjakan  komputer dalam menjalankan suatu program.

Meskipun tidak ada aturan khusus mengenai pembuatan flowchart, tapi terdapat beberapa panduan yang dapat diikuti dalam pembuatan flowchart :

1.      Simbol dari proses harus selalu diletakkan diantara simbol input dan simbol output.

2.      Pembuatan flowchart harus dimulai dari pojok kiri atas.

3.      Selalu menggunakan simbol yang tepat tergantung dari jenis flowchartnya.

4.      Hindari kekusutan dan kekacauan dengan menghindari garis yang berpotongan, apabila harus ada, dapat digunakan simbol koneksi.

5.      Harus ada keterangan / deskripsi untuk memberikan kejelasan.

Data Flow Diagram (DFD)

Suatu bagan yang memberikan gambaran mengenai arus data dalam suatu sistem atau organisasi. Digunakan terutama sebagai alat untuk mengevaluasi sistem yang sudah ada dan perencanaan pembuatan sistem baru. (lebih bersifat penggambaran secara logis dari suatu sistem).

Elemen dalam suatu DFD :

a.      Proses transformasi, digambarkan berbentuk lingkaran.

b.      Arus data, digambarkan berupa anak panah yang masuk atau keluar dari suatu proses transformasi.

c.      Penyimpanan data, digambarkan berupa kotak persegi panjang tanpa tutup di sebelah kanannya.

d.      Data sumber dan data tujuan, digambarkan berupa kotak empat persegi panjang.

Bagan IPO dan HIPO

– Bagan IPO

Bagan yang menggambarkan suatu sistem dalam skala umum (tidak rinci) sehingga   dapat  digunakan  untuk  melihat  / menganalisa suatu   sistem secara utuh.

– Bagan HIPO

Bagan yang mewakili sistem dengan bertambahnya tingkatan rincian. (Tingkat rincian tergantung dari kebutuhan pemakai)

Berikut ini akan disajikan beberapa flowchart dan sedikit penjelasannya secara singkat yaitu :

Pabrik pelumas milik PT. Wiraswasta Gemilang Indonesia (WGI) merupakan pabrik pelumas pertama di Indonesia yang dimiliki dan dikelola oleh swasta. Pabrik pelumas ini sudah beroperasi selama 17 tahun, sejak tahun 1996. Karena merupakan pabrik pelumas swasta pertama dan terbesar di Indonesia, peresmiannya dilakukan langsung oleh Soeharto - Presiden RI ketika itu, tepatnya pada 4 Maret 1996.

Di awal beroperasi, pabrik pelumas ini memulai debutnya dengan memproduksi Pennzoil, pelumas ternama asal Amerika Serikat. Siapa tak kenal Pennzoil, yang menguasai pangsa pasar pelumas terbesar di Amerika Serikat? Kepercayaan Pennzoil Amerika Serikat kepada PT. Wiraswasta Gemilang Indonesia untuk memproduksi pelumas-pelumas bermutu sesuai standar Pennzoil Amerika, menjadi titik awal dan modal dasar yang sangat berharga bagi WGI dalam memproduksi dan mengembangkan produk-produk pelumas lainnya. Kini WGI telah memiliki pelumas dengan merek sendiri yakni EVALUBE. Evalube dikembangkan bekerjasama dengan para ahli pelumasan dari ITB.

Di dukung sdm yang berpengalaman dan teknologi yang terus dikembangkan, pabrik pelumas PT. Wiraswasta Gemilang Indonesia telah memproduksi puluhan jenis pelumas untuk berbagai keperluan, seperti : pelumas otomotif - untuk kendaraan roda dua dan roda empat, pelumas industri, alat-alat berat, pelumas perkapalan, mesin-mesin pertanian dan pertambangan.

PT. Wiraswasta Gemilang Indonesia saat ini juga dipercaya untuk memproduksi pelumas dari beberapa pemegang merek lokal dan internasional.

Keterangan Bagan Alir Dokumen Penggajian Karyawan PT.  Wiraswasta Gemilang Indonesia (sistem lama).

1.      Karyawan memberikan biodata karyawan kepada personalia

2.      Personalia menerima biodata karyawan dan memprosesnya menjadi data karyawan yang valid sebanyak dua rangkap, rangkap satu diberikan kepada pimpinan.

3.      Setelah data karyawan valid diterima oleh pimpinan kemudian memberikannya kepada perusahaan rekanan untuk dapat mengetahui posisi karyawan dan dapat menentukan besar gaji karyawan. Kemudian perusahaan rekanan menegosiasikan kepada pimpinan perusahaan yang menawarkan jasa tersebut.

4.      Setelah pimpinan menyetujui besar gaji, kemudian mengesahkannya dan dibuat rangkap dua, rangkap satu diberikan kepada bendahara, rangkap dua diberikan kepada perusahaan itu sendiri.

5.      Setelah bendahara menerima daftar gaji yang valid dari pimpinan, bendahara melakukan transaksi pe,pggajian, kemudian bendahara membuat slip gaji sebanyak dua rangkap, rangkap satu diberikan kepada karyawan dan ranokap dua disimpan sendiri. Setelah itu membuat laporan penggajian sebanyak dua rangkap, rangkap pertama diberikan kepada pimpinan dan rangkap dua disimpan sendiri.

Contoh flowchart lainnya: